Всем привет! Меня зовут Марина Замотина, я ментор Solvery и эксперт-практик в области проектного менеджмента с 18-летним опытом управления. Специализируюсь на внедрении корпоративных систем управления проектами, создании корпоративного проектного офиса, реализации ИТ-проектов и проектов трансформации производственных процессов.
В блоге Solvery я опубликовала уже несколько текстов. Например, про самоорганизованность и многозадачность. Сегодня хочу рассказать про то, как ставить задачи своим подчиненным.
Управление с помощью ключевых показателе деятельности
Каскадируйте цели компании (KPIc) до уровня подразделения (KPId), а потом до уровня сотрудника (KPIs) данного подразделения. Именно так сотрудник поймет, что работает на общие цели компании
- Цели компании KPIc устанавливаются 1 раз в год.
- Цели подразделения KPId ежемесячно.
Цели сотрудника KPIs планируются детально на месяц до уровня конкретных задач. Вот об этих задачах и поговорим.
Разделите задачи сотрудника на:
- индикаторы
- ключевые задачи
- проекты
Индикаторы сигнализируют об успешной деятельности сотрудника. Это дополнительные для руководителя показатели результативности работы подразделения. Это могут такие показатели как количество продаж, средний чек, количество скачиваний приложения. То есть показатели, которыми можно управлять в оперативном режиме и контролировать.
Ключевые задачи направлены на организационное развитие подразделения, на оптимизацию процессов подразделения, работы на перспективу.
Если задача выходит за рамки одного месяца – то необходимо разбить ее на части и указать, что именно вы планируете закончить в текущем месяце. Например, разработка стратегии, концепции, документа, регламента, положения. Обязательно необходимо указать, срок утверждения документа и кому он должен быть предоставлен.
Проектные задачи — непосредственные задачи сотрудника, которые реализуются через проекты по основной деятельности. Проектный офис помогает руководителю подразделения составить план задач его сотрудников в рамках реализации проектов на основании утверждённых планов проектов.
Правила постановки задач:
- Определите весовые показатели значимости каждой задачи, чтобы сотруднику было понятно, на что сделать упор, это поможет расставить приоритеты в выполнении ежедневных задач. В сумме все задачи будут – 100%.
- Разбивать задачи на подзадачи. Выполнение подзадачи к концу месяца должно быть очевидно. Либо 100% либо 0%.
- Формулируя задачи, используйте глаголы совершенного вида (например, выполнить, сделать, подготовить, утвердить). Избегайте существительных в постановки задачи (например, выполнение, реализация). Исключите глаголы-паразиты типа контролировать, анализировать.
- В результатах задач должен быть оцифрованный показатель, или документ (Приказ, Положение, Регламент, Отчет, работающая функция/ услуга, которую можно проверить). Не Акт, не Письмо, не Информация о чем-то.
- Установите срок. Если сотрудник по объективным причинам не может выполнить задачу проекта, он своевременно корректирует и переутверждает план проекта. Или согласовывает с руководителем перенос срока.
- Если в течение месяца ситуация поменялась, то руководитель подразделения может внести изменения в план работ сотрудника, уведомив его об этом.
- Деятельность, которая носит регулярный характер (проведение обучения, разработка ежемесячных отчетов) должна быть переведена в Индикаторы и оцифрована: Было — Текущая задача: Сформировать отчет за январь. Должно быть — Индикатор: Количество предоставленных отчетов в месяц – 3 шт.
- Увязать выплату премии сотруднику к выполненному плану за месяц.
Ревью
Не забывайте, что это лишь примерные правила, которые подходят не всем, тестируйте разные подходы и обязательно обсуждайте результаты со своими сотрудниками. В диалоге рождается идеальный план!