Всем привет! Меня зовут Марина Замотина, я ментор Solvery и эксперт-практик в области проектного менеджмента с 18-летним опытом управления. Специализируюсь на внедрении корпоративных систем управления проектами, создании корпоративного проектного офиса, реализации ИТ-проектов и проектов трансформации производственных процессов.
Сегодня хотелось бы поговорить о многозадачности и насколько это эффективно. Ни раз я проходила собеседования и проводила их. Часто в требованиях к должности указывают навык: работа в условиях многозадачности. И раньше не совсем понимала его смысл. Что работодатель хочет в итоге от соискателя.
И решила в этом вопросе разобраться.
Какие выводы для себя сделала:
- Многозадачность – это не эффективно.
- Задача должна быть единственной – именно она дает «производительность».
О чем я.
Начальник вызвал вас на оперативку и судорожно ставит вам сразу 10 задач, которые нужно сделать сегодня, завтра и до конца месяца. Или вы управляете портфелем проектов, в котором 10 руководителей проектов, 5 кураторов, 100 членов разных проектных команд. Соответственно задач уже не 10, а 30 на день.
Эффективность руководителя проекта (а уж тем более руководителя проектного офиса) сводится к тому, чтобы научиться работать в условиях многозадачности.
4 «золотых» правила «производительности»:
- Составь список. Вечером планируй дела на следующий день. В блокноте или в телефоне накидай список дел.
- Найди «задачу-жабу». Утром задачи разделить, используя метод ABCDE. В вашем списке задач на бумаге расставьте приоритеты для выполнения задач от А до Е. Если 2 важные дела, которые нужно успеть с утра поставьте А1 и А2. Работа А1 – это «жаба», она самая сложная.
Ее делаем с утра, не откладывая и не переключаясь на другие задачи, «пожирающие» ваше время. Задача В – нужно бы сделать. Задача С – хорошо бы сделать. D – делегировать, перепоручить (если есть кому). Задача Е – уничтожить. Определите задачи, которые вы делаете по привычке, но которые можно исключить из повседневной рутины.
- Фокусируйся на внимании. Это правило предполагает, что если вы начали выполнять задачу, то продолжайте делать ее до конца, не отвлекаясь ни на что другое, пока не будет готова 100%. Когда появляется желание заглянуть в инстаграмм, ответить на месседж или почитать почту, то вы прикладываете усилия не отвлекаться от выполнения задачи.
Фишка в том, что не отвлекаясь от задачи, вы точно сможете выполнить ее в 5 раз быстрее. По себе могу сказать, что если отвлеклась, то потом вернуть внимание, вспомнить, на чем остановилась, заново набрать скорость и войти в рабочий ритм займет минут 15 времени.
- Взращивай привычку «производительности». Воспитывайте самоконтроль и самодисциплину пока они не войдут в твою привычку. Именно это дает нам силы, энергию, энтузиазм и заинтересованность двигаться вперед и повышать производительность своего труда. Говори себе: «Я смогу сделать дело до конца». Достигнув результата обязательно скажи себе: «Я отлично потрудился. Я молодец!». После похвалы мозг получит гормон радости и привыкнет так трудиться.
Я честно скажу, что внедрила данные правила в свою жизнь частично. Но работаю над собой. Вот даже пока писала этот пост, успела подняться к начальнику и подписать документы, распечатать для себя рабочую тетрадь «Выйди из зоны комфорта» Брайан Трейси.
Что я прочитала по данной теме и вам рекомендую. Катерина Ленгольд «Просто космос», Брайан Трейси «Выйди из зоны комфорта».