Благодаря технологиям XXI века мы живем в мире мультизадачности. Большой объем работы, куча сообщений – это усложняет нашу жизнь и зачастую трудно быть эффективным. Поэтому мы попросили Евгения Подтеребкова, нашего ментора, рассказать, как держать все под контролем и успевать управлять ±10 проектами параллельно при помощи лучших инструментов от Agile, GTD и Kanban.
Руководитель направления — МТС
Главная цель систем личной продуктивности — это не управление временем, а возможность отобразить что происходит в вашей жизни или работе. Ключевые процессы — это планирование работы, отслеживание процесса и ретроспектива. В этом письме я расскажу вам о моей личной системе продуктивности, которая основана на идеях из методологий GTD и Kanban.
Идеи из GTD
Я давно перестал использовать GTD, хотя был его фанатом несколько лет и до сих пор нахожу его очень полезным.
Одна система
Все, что вам нужно помнить, должно быть в одной системе. Только тогда вы будете доверять ей и перестанете скакать между несколькими блокнотами или приложениями, чтобы убедиться, что вы ничего не забыли. В первую очередь это означает, что приложение, которое вы будете использовать, должно быть одно под desktop и под mobile. Это первая причина, по которой я начал использовать Notion (а до этого использовал Trello и Asana).
Инбокс
Когда идея попадает в вашу голову, вы должны ее быстро зафиксировать. Это должно быть максимально быстрым и простым процессом. В GTD для этого используется «Инбокс». Все, что требуется записать, сразу попадает туда. Потом несколько раз в день вы заглядываете в инбокс и категоризируете задачи. Самый быстрый вариант — создать карточку в Notion (или Trello).
Контекст
Изучение только релевантной информации — это главная часть философии GTD. Самый простой способ это осуществить — добавлять контекст к каждой задаче. В Trello можно использовать labels для этого, в Notion — tags. По этим меткам в будущем можно будет легко сортировать/фильтровать ваши задачи. Например, когда вы сосредоточены на одном проекте, вы смотрите только задачи с определенным тегом или лейблом.
Идеи из Kanban
Визуализируйте свою работу
Вы всегда должны иметь под рукой полную картину того, что вы делаете, что вас блокирует и что уже сделано. Использование доски с карточками — самый простой и понятный пусть визуализировать всю эту информацию.
Визуализация крайне важна. Например, я регулярно просматриваю доску и двигаю задачи слева направо по статусам. Я начинаю свой день с того, что все мои задачи находятся в колонке «ToDo» и постепенно я перевожу их в WIP (work in progress), а затем и в Done.
Минимизируйте Work in Progress (WIP)
Куча задач в работе приводит к потере фокуса. Вам нужно постоянно переключаться между контекстами, в результате чего вы быстро устаете и теряете продуктивность. Все что вам нужно сделать, так это ограничить лимит количества задач, одновременно находящихся в работе, например, тремя штуками. Когда вы вдруг захотите взять еще одну задачу, вы можете взглянуть есть ли для нее место. Если места нет, вы должны завершить одну из задач в колонке WIP и только потом взять следующую.
Что делать с протухшими задачами
Мы любим откладывать некоторые задачи на потом и часто они лежат в списке месяцами. Некоторые из них важные, но неприятные, и их надо сделать рано или поздно. Другие же оказываются не важными. Мы подсознательно знаем это и поэтому они никогда не будут сделаны. Для таких задач можно ввести параметр их «свежести» или «старости». Можно обозначать этим лейблом старые задачи, чтобы на очередном обзоре вашей доски наконец выбросить их.
Знать что не нужно делать
Часть этих идей убережет вас от бесполезной работы. Очистка протухших задач — хороший пример. Если что-то висит в бэклоге неделями, может пора наконец это удалить? Другой пример — WIP лимиты. Каждый раз, когда вы двигаете что то в WIP, спросите себя: точно надо это делать? В конце концов, у вас только 3 слота для задач, находящихся одновременно в работе.
Идеи из Agile
Бэклог и спринт
Все задачи и заметки, которые нужны будут в ближайшей перспективе, я держу на доске в колонке «Бэклог». Существует много способов организовать бэклог, но сегодняшний пост не об этом. «Спринтом» я называю текущую доску, над которой я буду работать на этой неделе.
- Все, над чем я буду работать в этом спринте, я переношу в колонку «ToDo»
- Колонка «Today» не слишком важна, но я нашел для себя ее полезной, т.к. колонка «ToDo» может быть изрядно переполнена, особенно в начале спринта.
- Следующая колонка «WIP» или «В процессе». Опционально можно завести колонку «Ожидание», чтобы двигать туда задачи, которые заблокированы чем-либо.
- Ну и «Готово» понятно для чего.
Ретроспектива
Я провожу недельную ретроспективу, чтобы просмотреть готовые задачи и пометить — что вышло, что нет и почему так произошло.
Еще раз: визуализация вашей работы крайне важна. Например, вы можете думать, что неделя прошла продуктивно, но, проведя ретроспективу, вы увидите, что многие задачи так и не закрыты и нужно над ними лучше поработать.
Моя обычная неделя
В конце концов, давайте соберем все это в кучу и посмотрим на мою типичную рабочую неделю:
- Ретроспектива. Я пробегаюсь по закрытым задачам, чтобы увидеть нужно ли что-то еще там доделать. Если нет, я архивирую задачу.
- Планирование. Я пробегаюсь по бэклогу, чтобы увидеть, есть ли там что-то, что должно быть сделано в текущем спринте. И двигаю эти задачи в ToDo.
- Каждый день я пробегаюсь по списку ToDo и переношу часть задач в «Today», потом смотрю на список WIP и решаю что нужно сделать прямо сейчас.
- Когда начинаю новую задачу, переношу ее в WIP и далее по статусам.
Я довольно гибок по отношению ко всему этому процессу. Например, могу забить на завершение некоторых задач, которые не кажутся мне важными или срочными. Иногда даже небольшую задачу разбиваю на подзадачи, иногда делаю дублирующие задачи, чтобы они чаще попадались на глаза. Самое главное — быть уверенным, что все под контролем.
Создайте свою собственную систему
Мне нравится это система, т.к. визуализация крайне важна, она дает мне чувство, что все под контролем. Если вы управляете кучей проектов и вам часто приходится переключаться между ними, эта система может вам помочь. Возможно, вы сделаете ее более структурированной.
Хотите стать гуру продуктивности, как и наши менторы? Записывайтесь на занятия к Евгению Подтеребкову. Ведь структурировать свою жизнь и выстроить ее в систему может каждый, но пройти этот путь в разы быстрее, обойдя грабли, на которые можно не наступать, вам удастся именно при поддержке ментора.